为远程团队选择工具时要记住什么?

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所属分类:电销系统
摘要

在CloudTalk,我们一直在经历同样的挑战性过程,并在克服了几乎一夜之间切换到远程工作的一些障碍。如您所想,我们已经有一个我们的清单"一定有"工具,但是我们已经着手实施新的解决方案,以确保我们运营的连续性。我们还将不断测试智能数字解决方案,以确保我们使用最佳技术堆栈来优化例程。为了支持

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在CloudTalk, 我们一直在经历同样的挑战性过程,并在 克服了几乎一夜之间切换到远程工作的一些障碍

如您所想, 我们已经有一个 我们的清单 "一定有" 工具, 但是我们已经着手实施新的解决方案,以确保我们运营的连续性。 我们还将不断测试智能数字解决方案,以确保我们使用最佳技术堆栈来优化例程。

为了支持其他企业向远程工作的转变, 我们策划了一个 不同类别的26种经过战斗测试的工具和应用程序的列表 这将帮助您在线上进行操作。 我们还将分享一些有关如何为您的业务选择最佳工具的提示。

希望, 本文将帮助您选择最适合您的远程团队的解决方案!


热点新闻! 我们汇总了可下载的分步购买者指南,以指导您如何在2020年选择最佳的呼叫中心软件。


在我们分享推荐的远程工作友好型工具列表之前, 让我们讨论完成远程办公技术堆栈时应注意的事项。

在您决定购买任何数字解决方案之前, 您至少需要分析四个变量:才能, 可用功能, 安全与支持

为什么首先要这样做? 出色地, 因为使用不适合您团队的工具可能会导致 浪费金钱, 服务提供方面的差距, 和使用这些解决方案的用户之间的动力不足。

并非您的远程团队的所有成员都必须是对复杂技术解决方案有广泛了解的IT专家。 更重要的是, 没有一个, 当然除了开发商 一定具有一定的编码技能,可以帮助他们 流程自动化 或通过构建简单的集成来简化工作流程和扩展流程。

这就是为什么选择具有以下功能的工具和应用很重要的原因 相当简单且用户友好的界面, 这样每个团队成员 即使他们不是特别精通技术, 可以快速学习如何使用它们。

市场上大多数可用的数字解决方案都提供了各种各样的高级功能。 一方面, 这是一件好事,因为 您有很多选择, 但另一方面, 这可能会导致混乱,使您很难决定哪种工具最适合您的团队。

选择一个工具 足够的特征和功能, 这是您应该重点关注的:

  • 与各种操作系统的兼容性,
  • 独占访问权
  • 可以同时在各种设备上使用,
  • 可以定期配置参数,以更改远程团队的管理和控制方式,
  • 文件和信息传输的速度,
  • 以及远程管理文件的可能性(包括删除文件的选项)。

远程团队使用的解决方案必须格外安全,因为您的 组织不会对您的员工用来访问这些解决方案的设备进行大量控制。 因此,在选择任何工具之前, 检查以下方面:

  • 该工具是否曾经是导致客户数据受到威胁的任何安全漏洞的受害者?
  • 是否有任何知名公司已在使用此解决方案?
  • 用户可以完全控制远程连接吗?
  • 该工具提供商已采取了哪些措施来保护其用户的安全?

花时间检查有关计划在将来的远程技术堆栈中实施的每个工具的意见。

继续挖掘,直到找到足够的好评, 如果它们确实存在, 确定该特定解决方案将满足您对安全性的期望。

在某个时候很有可能, 您自己或团队成员将 使用新工具时需要一点支持。 寻求帮助可能与简单的软件重新配置以及使其适应您的需求有关, 学习如何使用某些功能, 或解决一些技术问题。

这就是为什么您应该购买一个工具 提供出色的客户支持, 理想情况下24/7可用

如果您已经知道一种特定的解决方案因其出色的客户支持团队而闻名,并且始终为客户服务, 将此视为足以令人信服的理由来投资该工具。

启用 团队成员之间的沟通是任何远程工作技术堆栈中最关键的元素之一。 进行内部聊天可以加快流程,并帮助您避免冗长的电子邮件链。 此外, 内部聊天是WhatsApp和Telegram等Messenger应用的专业版本, 因此这些解决方案可以留作个人使用。

  • 环聊。 该工具对已经使用Gmail的用户非常方便,因为它可以直接从收件箱访问聊天。 只需从列表中选择一个联系人, 打开聊天标签并开始交谈。 环聊还可用于进行视频通话。
  • 松弛。 大型或小型团队的聊天室, 这使您能够 在同一组织内创建不同的组和多个渠道。 松弛可以用于快速, 书面对话。 最经常, 它用于传达紧急但简单的问题。

  • 不和谐。 的渠道 口头交换信息, Discord提供了聊天和视频通话选项。 您还可以与其他用户共享屏幕。 该解决方案可帮助团队在良好的沟通中更加团结, 尽管实际分散在城市周围, 国家甚至世界。
  • 船歌。 远程工作的团队成员之间的沟通。 超级容易设置, 使用并受到客户的喜爱。 
  • Skype。 这是, 毫无疑问, 最受欢迎的视频通话程序。 这就是为什么我们大多数人都已经知道如何使用它,并且在危机爆发前很久就拥有了帐户。 对于只有两个用户之间的通信,这是最有效的。
  • 飞涨。 这个平台 专攻大容量电话。 根据您的计划, 您可以使用Zoom主持超过500位参与者的电子会议, 这就是为什么它被Uber这样的大公司使用的原因, HubSpot, 或Zapier以促进远程办公。 其界面也适合举办网络研讨会, 因此,使Zoom成为目前最常用的工具之一, 在COVID-19危机中。 有一些关于Zoom的隐私和安全问题的报告, 因此,我们建议在实施此解决方案之前阅读有关它们的最新信息。 
  • WebEx。 思科的一种工具,类似于Zoom,但鲜为人知。 除了帮助您进行远程办公外, 它有特定的 网络研讨会的解决方案, 公开(在线)会议, 培训和远程支持。
  • 协调一致。 这是一个会议安排软件, 方便了视频通话或虚拟会议的计划。 协调地帮助您避免不必要的电子邮件交换,这样做可以节省大量时间。 它可以与最受欢迎的日历集成在一起, 包括Google日历, iCloud和其他CalDAV解决方案。

在家工作时最复杂的任务之一是 跟踪每个团队成员正在做的一切。 跟上每个项目的能力可能会受到新条件的影响。

有时可能很难适应它们, 特别是如果必须迅速做出完全远程操作的决定。 为此原因, 我们还将与您分享 以下用于项目和任务管理的工具数量

  • 特雷洛 最常用的任务管理和组织程序之一。 有了Trello, 您可以将任务按项目的不同阶段分为不同的列。 它还允许您在任务中添加其他团队成员。 此外, 你可以增加工具’的功能,方法是添加扩展名, 例如一个计算每个项目花费时间的时间。 Trello也可在移动设备上使用!
  • 切换。 在能力之上 使用Toggl查看每个项目的状态, 您也可以在同一页面上查看整个公司最重要的任务。 有了这个工具, 您可以看到每个团队正在同时进行的工作, 以及他们在每个任务上花费了多少时间。
  • 空气表。 综合的, 易于使用的任务管理软件。 这就像高糖的Trello, 具有更实用的界面和水平划分。 通过Airtable, 同一团队的不同成员可以看到彼此在做什么以及每个项目的优先级。
  • 体式 使用类似于Trello的工具(例如看板风格的栏板)和Airtable的优先级管理, 体式是 另一个有趣的项目管理解决方案。 对于设计人员和开发人员而言特别有用, 他们倾向于在更短的期限内工作。

  • CloudTalk。 这是一个全面的解决方案,可为远程团队提供基于云的电话系统, 呼叫中心, 客户服务, 销售团队, 还有很多。 您的员工将不需要固定电话连接或任何电话硬件即可与潜在客户或客户进行连接。 阅读本文以了解我们的团队在远程工作时如何使用CloudTalk。
  • 销售队伍。 基于云的客户关系管理平台,可让您处理所有客户互动 并在线存储有关这些互动的数据, 使用广泛且安全的系统。
  • LiveAgent提供的LiveChat。 这是一个端到端的实时聊天解决方案,使您的网站访问者可以快速与客户服务代理联系。 所有对话均存储在基于云的仪表板中, 因此,您的销售代表可以在全球任何地方工作,仍然可以在几秒钟内为您的客户提供帮助。

当我们作为一个团队工作,每个工作日所有成员都在办公室工作时, 我们不习惯远距离工作。 因此, 有时甚至 远程工作时,小问题变得难以克服。

这样的问题之一可能是 维持每天必须使用的所有设备的正常功能。 在较大的公司中 通常会有一个部门或专业人士负责此事, 而在较小的公司中,至少应该有可能向坐在附近的同事寻求帮助。

但是当没有人在远程工作时伸出援手时, 您的团队需要软件来支持他们。

  • TeamViewer。 偏僻的 适用于大型公司和更复杂系统的支持软件。 除了桌面支持之外, TeamViewer具有增强现实工具, 并且还提供对移动设备的支持。
  • 登录。 该程序允许 以安全的方式从远处访问和处理计算机。 使用LogmeIn, 也可以自动执行技术程序, 另外,它还用于帮助位于同一公司内不同办公室的团队。 有了这个工具, 不必雇用专门负责帮助少数员工的专业人员。
  • Google云端硬碟。 Google的平台 创建和共享不同类型的文档。 在这里您可以创建文本文件, Excel工作表, 演讲, 图片等等。 它也非常有用,因为许多人可以同时使用它从任何设备同时打开文档。 通过与每个用户共享权限,还可以作为一个组进行编辑。
  • 投寄箱。 该软件使我们能够将文档存储在云中并智能地管理文件夹。 除了保护上传的数据外, 它允许您从任何地方访问它。

  • iCloud。 苹果用户的云存储。 对于使用多个Apple设备的用户来说,该系统非常有用。 您的许多信息, 包括用您的iPhone拍摄的照片, 可以自动保存并稍后使用您的Apple ID进行访问。 该解决方案更适合提供设计和营销服务的公司。
  • Filecamp-一种数字资产管理系统,可帮助您管理云中的所有数字资源并轻松地与团队协作。
  • 一个驱动器。 Microsoft在云中存储和共享文档的解决方案。 除了拥有在线Office套件之外, OneDrive可以提供具有到期日期的链接,以提高数据安全性。

移动 所有在线业务运营都不是一件容易的事, 没有合适的工具或应用程序就无法完成。 通过实施可靠的数字解决方案, 你可以帮助 确保在家工作时保持生产力

正确的技术栈还可以为您自己和您的团队提供适当的时间安排, 为了 使远程办公与您的个人生活和其他活动保持平衡。 选择您喜欢的工具,并立即试用它们, 但请记住:待在家里!

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