使团队会议有效的7种方法

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摘要

每次团队会议都应该是有效而高效的–分配的问题应尽快解决,成功和高质量的方式。很遗憾,有些会议则相反。人们似乎忘记了会议的真正目的,而他们却没有’不知道如何做好准备。 那么,应该采取哪些步骤来使团队会议有效?要使团队会议有效,您应该做的第一件事就是,

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每次团队会议都应该是有效而高效的 – 分配的问题应尽快解决, 成功和高质量的方式。 很遗憾, 有些会议则相反。 人们似乎忘记了会议的真正目的,而他们却没有’不知道如何做好准备。 

那么,应该采取哪些步骤来使团队会议有效?

要使团队会议有效,您应该做的第一件事就是, 快速而成功是 详细的议程。 在每次会议之前 花几分钟让自己喝一杯好咖啡并概述议程, 包括:

  • 会议主题
  • 涉及的问题
  • 参会者

计划和准备是取得成效的关键。 在会议开始之前, 制定一份清单,列出要讨论的所有主题,以及为每个主题分配的估计时间。 

我们所有人都希望以正确的步伐和正确的方向领导团队会议。 然而, 不知情的同事往往会提出荒谬的问题并减慢步伐。 您可以提前至少两天向同事发送电子邮件或电子邀请来避免这种情况。 应该提前将所有与会者的会议情况通知他们,以便进行准备。 每个邀请都应至少涵盖一些基本问题:

  • 会议的主题是什么?
  • 您的同事需要什么基本信息?
  • 会议的目标是什么或应商定哪些问题?
  • 谁负责什么以及需要提前准备什么?

这个简单的步骤将帮助您提高会议效率,并专注于关键领域。 如果您的同事知道他们的确切期望,他们将会更快乐,更满意。 

大学教师’使您的会议变得致命。 星期一上午8点? 星期五下午5点? 不, 那’通常不是正确的方法。 

一世’我确定你知道 – 每个人都在星期一早上仍然困倦,并在星期五下午考虑他们的周末计划。 在这两种情况下 没有集中力和创造力。 

理想情况下, 尝试将会议安排在一周的前半段 – 周一, 周二或周三上午9点。 这使每个人都有时间享用早晨咖啡,并迅速参加会议’议程或他们的投入。 为什么不星期四? 在星期四, 每个人通常都忙于周一给他们的任务,他们不会’没有时间完成您在星期四给他们的新任务。 

在一周中的早些时候安排会议,并为创造力做好准备,而没有任何限制。 

理想情况下, 您的会议不应超过30分钟。 自然, 一切都取决于要讨论的特定问题。 

尽量坚持自己的议程。 如果您发现某些主题需要更多关注, 你可以’对此无能为力。 但是您至少可以使讨论重点突出。 

规划还可以帮助您掌握意外情况。 如果您发现讨论无所适从, 您可以进行干预,并尝试将重点重新回到主要问题上。 

为什么要举行简短会议? 大多数人可以’集中注意力超过20分钟。 试想一下,如何有效地进行2小时的长时间会议。

即使您担心或不确定, 大学教师’不要让它阻止你。 您从一开始就设置的音调将影响会议的其余部分。 因此,请始终保持积极态度! 关注解决方案而不是问题。 大学教师’惊慌失措,保持冷静 – 否则结论可能是负面的, 匆忙和低效。 

始终以积极的态度开始和结束会议 :)

有效的团队会议是任何业务的重要组成部分, 无论是客户项目, 内部项目或定期举行的员工会议。 给你的参与者 足够的空间来表达他们的观点和论点。 始终确保每个人都有机会参与进来, 但是不要’不要让他们互相喊叫或互相干扰。 

会议’的组织者 – 那意味着你 – 应该领导会议并对会议的过程负责。 确保你不’别忘了涵盖任何主题, 写下所有相关的想法,不要’浪费您的任何同事的时间。

始终确保将要进行团队会议的会议室有足够的空间,并配备有您所需要的一切, e。G。 用于演示或视频的投影仪, 纸和铅笔写下想法, 路线图的活动挂图, 等等。

如果有’可以帮助您的同事扩大想法的任何事情, 确保它’房间有空。

时间管理, 缺乏准备或顺从是许多团队会议效率低下而无聊的原因。

此外, 您的同事可能不确定后续步骤是什么  会议结束后。 所以不要’不要忘记在会议结束后写下会议记录,并将其发送给您的同事。 会议记录应总结会议期间讨论的主题以及分配给同事的任务。

我们希望本文能为希望为有效的团队会议做准备的任何人提供帮助:)

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